Przestrzeń biurowa prawdopodobnie nigdy wcześniej nie odgrywała tak istotnej roli w rozwoju biznesu, jak obecnie. Współczesne biura traktowane są jako narzędzie wpływające zarówno na kontakty z klientami, jak i na wizerunek. Dotyczy to zwłaszcza pomieszczeń reprezentacyjnych, do których należy np. sala konferencyjna.
Jak wynika z raportu Światowej Rady Zielonego Budownictwa (Health, Wellbeing and Productivity, 2014), odpowiednio aranżując przestrzeń biurową, można osiągnąć duże korzyści dla organizacji. W raporcie znajdziemy m.in. przykład firmy Plantronics, która – dzieląc przestrzeń biurową na specjalne strefy – obniżyła poziom rotacji kadry z niemal 13% do zaledwie 3,5%. Jednocześnie satysfakcja wśród zatrudnionych pracowników zwiększyła się z 61% do 85% Dla porównania, zdaniem naukowców z Uniwersytetu Berkley (raport The Center for the Built Environment, 2012), wzrost zadowolenia z pracy o 15% przekłada się na efektywność wykonywanych zadań o 1–4%.
Warte przemyślenia przy aranżacji
Atrakcyjnie i funkcjonalnie zaaranżowana sala konferencyjna może pozytywnie wpłynąć na wynik negocjacji, jeszcze zanim na dobre rozpoczną się rozmowy. Istotne jest tutaj bowiem wrażenie estetyczne, jak również zalety wyposażenia i mebli: funkcjonalność, wygoda oraz wygląd. Oczywiście nie ma jednego uniwersalnego stylu, który sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, choćby dlatego, że – przynajmniej w teorii – pomieszczenia biurowe powinny stanowić wizytówkę firmy, nawiązując jednocześnie do zasad oraz idei, którymi kieruje się organizacja.
Nie mniej istotne od wygodnych mebli jest oświetlenie sali konferencyjnej. Wyraźne, ciepłe i funkcjonalne, pozytywnie wpłynie na atmosferę spotkania, zwłaszcza jeśli sala nie ma wystarczającego dostępu do światła dziennego. W przypadku sal konferencyjnych źródła światła powinny zostać umieszczone w suficie, dzięki czemu nie będą odbijać się w ekranie projektora oraz w ekranach urządzeń uczestników: laptopów, tabletów czy smartfonów. Mimo wyposażenia pomieszczenia w nowoczesne technologie multimedialne (projektory, ekrany itp.), przydatne mogą okazać się tablice suchościeralne lub szklane tablice magnetyczne oraz flipcharty.
Meble konferencyjne
W przypadku stołów konferencyjnych, poza kształtem, wielkością, kolorem, użytym materiałem, można wybrać także między stołem stacjonarnym a wyposażonym w regulację wysokości położenia blatu. Jak oceniają eksperci w zakresie ergonomii mebli biurowych z firmy z AJ Produkty, stół z możliwością regulacji to bardziej uniwersalne rozwiązanie, dzięki któremu można w każdej chwili dopasować wysokość blatu do potrzeb spotkania. Co więcej, jeśli zajdzie taka potrzeba, można ustawić go tak, by umożliwiał pracę na stojąco. Stół taki idealnie nada się do dynamicznych spotkań i z pewnością wniesie powiew świeżości do utartego schematu spotkania, w którym uczestnicy siedzą w tej samej pozycji przez kilka godzin. Co istotne, dzięki elektronicznej regulacji wysokości blatu, wysokość można regulować bez użycia siły.
W przypadku foteli biurowych do pomieszczenia konferencyjnego, koniecznie należy zwrócić uwagę na estetykę, szczególnie jeśli w pomieszczeniu przedsiębiorstwa będą podejmowani kontrahenci, potencjalni klienci czy specjalni goście. Ważny jest tutaj nie tylko kolor, ale i materiał. Do wyboru mamy np. tkaninę, laminat, skórę i skórę syntetyczną. Jeśli pomieszczenie jest miejscem częstych i długich spotkań, warto postawić na miękką i przepuszczalną tkaninę. Ważnym aspektem jest oczywiście wysokość krzesła – wpływa przecież na zachowanie odpowiedniej, najzdrowszej dla organizmu postawy. Biorąc pod uwagę zróżnicowanie wzrostu uczestników spotkania, idealne będą krzesła z regulacją wysokości siedziska oraz kąta odchylenia oparcia. Z kolei krzesła składane najlepiej sprawdzą się w salach, w których zachodzi konieczność szybkiego zwiększenia ilości miejsc siedzących, np. w salach szkoleniowych.
Dla osób odwiedzających siedzibę firmy – kontrahentów, klientów, partnerów biznesowych, kandydatów do pracy – ogromne znaczenie ma często pierwsze wrażenie. W przypadku pomieszczeń konferencyjnych ich aranżacja może mieć dodatkowo niebagatelne znacznie dla wyników rozmów i negocjacji. Poza aspektami wizualnymi, zwłaszcza w trakcie długich i trudnych spotkań, ich uczestnicy doceniają komfort i wygodę wyposażenia. Dlatego warto zastanowić się nad jakością i funkcjonalnością stosowanych rozwiązań.
